Verordnung über die Führung der Personalakten durch das Bundesamt für den Zivildienst – ZDPersAV

(1) ¹Die Personalakte wird während der Bearbeitung vom zuständigen Personal und im Übrigen in einer Registratur aufbewahrt und vor unbefugter Einsicht geschützt.
²Vor und nach Ableistung des Zivildienstes wird die Personalakte in der Zentralregistratur des Bundesamtes aufbewahrt.

(2) ¹Die Tauglichkeitsakte ist während der Ableistung des Zivildienstes ausschließlich in der Registratur des Ärztlichen Dienstes, ansonsten verschlossen in der Zentralregistratur des Bundesamtes aufzubewahren.
²Sie darf nur an die in § 3 Abs. 3 genannten Personen herausgegeben werden.
³Über die Ergebnisse von Nach-, Einstellungs-, Dienstfähigkeits- oder Entlassungsuntersuchungen einschließlich der aus diesem Anlass durchgeführten fachärztlichen Zusatzuntersuchungen erteilen die Ärztinnen und Ärzte des Bundesamtes den für die Durchführung des Zivildienstes verantwortlichen Organisationseinheiten soweit Auskunft, wie es für die von diesen Stellen zu treffenden Entscheidungen erforderlich ist.
⁴Die Zentralregistratur darf die Tauglichkeitsakte nur dem Ärztlichen Dienst und dem für die Heilfürsorge zuständigen Referat zuleiten.
⁵In den Fällen des § 12 Abs. 3 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes und des § 5 Abs. 3 dieser Verordnung hat der Ärztliche Dienst oder das für die Heilfürsorge zuständige Referat die Tauglichkeitsakte dem federführenden Referat zur Weiterleitung zuzusenden.
⁶Die Tauglichkeitsakte ist vor jeder Weitergabe zu verschließen, es sei denn, dass sie von Hand zu Hand weitergegeben wird.

(3) ¹Die in den Beschäftigungsstellen geführten Nebenakten sind während der Ableistung des Zivildienstes so aufzubewahren, dass nur die mit der Durchführung des Zivildienstes beauftragten Personen darauf Zugriff nehmen können.
²Die Nebenakten sind nach Ableistung des Zivildienstes innerhalb von sechs Wochen der zuständigen Verwaltungsstelle oder Zivildienstgruppe zuzuleiten.

(4) Die in den Verwaltungsstellen der Verbände oder den Zivildienstgruppen geführten Nebenakten sind in Registraturen, die nur dem Personal dieser Stellen zugänglich sind, aufzubewahren.