Verordnung über die Führung der Personalakten durch das Bundesamt für den Zivildienst – ZDPersAV

(1) Die Grundakte und die Tauglichkeitsakte können nach Vollendung des 32. Lebensjahres des Zivildienstpflichtigen zur Ersetzung der Urschrift mikroverfilmt oder in sonstiger Weise auf Bild- oder andere Datenträger übertragen werden, wenn sichergestellt ist, dass

1.

sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und wieder lesbar gemacht werden können und

2.

wieder lesbar gemachte Akten mit der Urschrift übereinstimmen.

(2) ¹Nach Übertragung ist die Übereinstimmung mit der Urschrift zu dokumentieren.
²Die Urschrift wird vernichtet.
³Der Datenträger ist in der Mikrofilmstelle oder in einem anderen Datenträgerarchiv aufzubewahren.

(3) Für den Zugriff auf den Datenträger gelten die Vorschriften über den Zugriff auf die Urschrift entsprechend.

(4) Der Datenträger ist zu vernichten, sobald die Voraussetzungen für die Vernichtung der Personalakte nach § 7 für sämtliche auf dem Datenträger gespeicherten Personalunterlagen erfüllt sind.